PENAWARAN APLIKASI SISTEM INFORMASI PUSKESMAS (SIMPUS)

LATAR BELAKANG SIMPUS

Puskesmas sebagai salah satu institusi pelayanan umum, dapat dipastikan membutuhkan keberadaan sistem informasi yang akurat dan handal, serta cukup memadai untuk meningkatkan pelayanan puskesmas kepada para pengguna (pasien) dan lingkungan terkait. Dengan lingkup pelayanan yang begitu luas, tentunya banyak sekali permasalahan kompleks yang terjadi dalam proses pelayanan di puskesmas. Banyaknya variabel di puskemas turut menentukan kecepatan arus informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dan lingkungan puskesmas.

Selama ini banyak puskesmas yang masih mengelola data-data kunjungan pasien, data-data arus obat, dan juga membuat pelaporan dengan menggunakan cara-cara yang manual. Selain membutuhkan waktu yang lama, keakuratan dari pengelolaan data juga kurang dapat diterima, karena kemungkinan kesalahan sangat besar. Beberapa puskesmas mungkin sudah memakai komputer sebagai alat bantu untuk pengelolaan data, hanya saja sampai sekarang belum banyak program komputer yang secara khusus didesain untuk manajemen data di puskesmas.

SIMPUS dikembangkan dengan mempertimbangkan kondisi-kondisi yang secara umum banyak dijumpai di puskesmas. SIMPUS mempunyai tunjuan pengembangan yang jelas, antara lain :

·    Terbangunnya suatu perangkat lunak yang dapat digunakan dengan mudah oleh puskesmas, dengan persyaratan yang seminimal mungkin dari segi perangkat keras maupun dari segi sumber daya manusia yang akan menggunakan perangkat lunak tersebut.

·    Membantu dalam mengolah data puskesmas dan dalam pembuatan berbagai pelaporan yang diperlukan.

·    Terbangunnya suatu sistem database untuk tingkat kabupaten, dengan memanfaatkan data-data kiriman dari puskesmas.

·    Terjaganya data informasi dari puskesmas dan Dinas Kesehatan sehingga dapat dilakukan analisa dan evaluasi untuk berbagai macam penelitian.

·    Terwujudnya unit informatika di Dinas Kesehatan Kabupaten yang mendukung terselenggaranya proses administrasi yang dapat meningkatkan kwalitas pelayanan dan mendukung pengeluaran kebijakan yang lebih bermanfaat untuk masyarakat.

Berbagai kendala dalam implementasi SIMPUS ataupun program aplikasi yang sudah pernah dialami di berbagai daerah ikut menjadi masukkan untuk menentukan model pengembangan SIMPUS. Kendala-kendala yang secara umum sering dijumpai di puskesmas antara lain :

·      Kendala di bidang Infrastruktur 

Banyak puskesmas yang hanya memiliki satu atau dua komputer, dan biasanya untuk pemakaian sehari-hari di puskesmas sudah kurang mencukupi. Sudah mulai banyak pelaporan-pelaporan yang harus ditulis dengan komputer. Komputer lebih berfungsi sebagai pengganti mesin ketik semata. Selain itu kendala dari sisi sumber daya listrik juga sering menjadi masalah. Puskesmas di daerah-daerah tertentu sudah biasa menjalani pemadaman listrik rutin sehingga pengoperasian komputer menjadi terganggu. Dari segi keamanan, banyak gedung puskesmas yang kurang aman, sering terjadi puskesmas kehilangan perangkat komputer.

·    Kendala di bidang Manajemen

Masih jarang sekali ditemukan satu orang staf atau petugas atau bahkan unit kerja yang khusus menangani bidang data/komputerisasi. Hal ini dapat dijumpai dari tingkat puskesmas ataupun tingkat dinas kesehatan di kabupaten/kota. Pada kondisi seperti ini nantinya akan menjadi masalah untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab atas data-data yang akan ada, baik dari segi pengolahan dan pemeliharaan data, maupun dari segi koordinasi antar bagian.

·      Kendala di bidang Sumber Daya Manusia

Kendala di bidang SDM ini yang paling sering ditemui di puskesmas. Banyak staf puskesmas yang belum maksimal dalam mengoperasikan komputer. Biasanya kemampuan operasional komputer didapat secara belajar mandiri, sehingga tidak maksimal. Belum lagi dengan pemakaian komputer oleh staf yang kadang-kadang tidak pada fungsi yang sebenarnya.

APLIKASI SIMPUS

Dengan melihat berbagai tujuan dan berbagai kendala diatas, SIMPUS dikembangkan. Kondisi-kondisi yang ada benar-benar menjadi pertimbangan rancangan Aplikasi SIMPUS. Hal utama yang harus diketahui dari SIMPUS ini adalah :

SIMPUS adalah program aplikasi yang dikembangkan khusus dari puskesmas, untuk puskesmas dengan melihat kebutuhan dan kemampuan puskesmas dalam mengelola, mengolah dan memelihara data-data yang ada.

SIMPUS adalah aplikasi yang bersifat single user atau hanya dapat diaplikasikan hanya oleh satu orang pada saat itu. SIMPUS bukan aplikasi multi user  yang memungkinkan satu database diolah bersama-sama oleh beberapa staf, dari beberapa ruang pelayanan yang ada di puskesmas.

Dengan luasnya lingkup pekerjaan di puskesmas, maka SIMPUS nantinya akan dikembangkan secara modular, atau terpisah antara program kerja yang satu dengan program kerja yang lain. 

Beberapa hal mengenai SIMPUS antara lain :

·      Menggunakan Sistem Operasi Windows, menampilkan tampilan secara grafis dan mudah digunakan. Untuk proses keluaran data bahkan hampir semua tampilan bisa di akses dengan menggunakan tetikus (mouse).

·      Menyimpan informasi riwayat kunjungan dari pasien dengan akurat. Penomoran Index yang tepat dan benar akan lebih mempermudah dalam proses pencarian data pasien tertentu.

·      Input data yang cepat, dengan sumber data dari kartu registrasi pasien. Desain masukkan data yang dikembangkan dengan mengacu pada pengalaman di puskesmas menjadi pertimbangan utama untuk membuat proses entry harus cepat. Dalam kondisi normal hanya butuh waktu dibawah 1 menit untuk memasukkan satu data pasien.

·      Dapat menampilkan rekapitulasi data pasien dan obat, serta membuat pelaporan LB1 dan LPLPO dengan cepat. Periode keluaran data dapat ditetapkan sesuai dengan kebutuhan, dari data harian, periode harian, mingguan, bulanan atau tahunan.

·      Dapat menampilkan data 10 Besar / 20 Besar penyakit dengan cepat.

·      Menampilkan data-data keluaran secara tabel maupun secara grafik dengan cepat.

·      Dapat digunakan untuk melakukan filter data kunjungan dengan cepat dan mudah, sesuai dengan kriteria yang diinginkan.

METODOLOGI PENGEMBANGAN

Pengembangan suatu sistem informasi, jelas membutuhkan langkah-langkah dan strategi yang harus dijalankan. Pengembangan tidak dapat dilakukan dengan hanya membeli satu perangkat lunak kemudian dibagikan ke puskesmas yang ada, tetapi juga harus diikuti dengan berbagai langkah secara organisatoris maupun secara operasional. Langkah-langkah pengembangan dapat berupa program pra-implementasi dan program pasca-implementasi. Beberapa langkah yang harus dilakukan antara lain :

1. Pendataan awal berbagai masalah baik dari segi perangkat keras ataupun calon petugas data.

2. Pembentukan team informasi baik tingkat puskesmas atau tingkat dinas kesehatan. Team untuk tingkat puskesmas dapat terdiri dari seorang penanggung jawab program, disertai beberapa operator. Sedangkan untuk tingkat dinas kesehatan, mungkin diperlukan satu team khusus untuk mengorganisir alur data dan juga bertanggung jawab untuk manajemen data-data kesehatan. Apabila dimungkinkan dapat dibentuk satu sub dinas Informatika / Pengolahan Data Elektronik.

3. Inventarisasi data-data dasar, baik untuk tingkat puskesmas ataupun tingkat dinas kesehatan. Data-data dasar itu antara lain : data puskesmas, data petugas medis, data tempat pelayanan kesehatan, data obat-obat gudang farmasi, data diagnosis, dan beberapa data-data dasar lainnya. Data-data ini nantinya akan dikodekan karena SIMPUS akan banyak membutuhkan masukkan data berupa kode.

4. Sosialisasi data-data dasar. Hal ini perlu dilakukan ke semua staf  medis dan petugas di puskesmas supaya lebih mengenal sedini mungkin sistem yang akan dipakai.

5. Pelatihan petugas SIMPUS. Dalam proses masukkan data, tentunya dibutuhkan petugas khusus yang benar-benar menguasai program SIMPUS. Untuk itu perlu minimal 2 orang dari tiap puskesmas yang harus di beri pelatihan untuk awal pelaksanaan implementasi SIMPUS. Setelah beberapa saat di implementasikan, maka diharapkan staf-staf puskesmas dapat belajar dari petugas yang sudah menguasai.

6. Ujicoba implementasi. Hal ini dibutuhkan untuk mencoba semua staf, dalam pengisian lembar registrasi pasien, juga untuk mengasah ketrampilan masukkan data dari petugas yang sudah dilatih.

7. Evaluasi, dilakukan untuk mencari masukkan dan juga memberi masukkan kepada semua pihak yang terkait dalam pengembangan SIMPUS.

BIAYA PENGEMBANGAN

Biaya pengembangan sistem informasi tergantung dari banyaknya puskesmas di tingkat kabupaten beserta kelengkapan fasilitas dari program aplikasi untuk tingkat kabupaten.

·          Harga program SIMPUS untuk aplikasi single user per Puskesmas sebesar Rp. 7.500.000,00 (tujuh juta lima ratus ribu rupiah), sedangkan untuk aplikasi web based per Puskesmas sebesar Rp. 27.500.000,- (dua puluh juta lima ratus ribu rupiah). Harga belum termasuk pembuatan peta wilayah untuk puskesmas. Harga dasar bisa berubah tergantung dari lokasi puskesmas.

·          Harga program SIM Dinkes sebesar Rp. 55.000.000,00 (lima belas juta rupiah), harga termasuk pembuatan gambar peta wilayah untuk pengembangan program sampai fungsi pemetaan penyakit.

·          Untuk pelatihan petugas operator program SIMPUS, biaya per puskesmas adalah Rp. 1.500.000,00 (satu juta lima ratus ribu rupiah) untuk Simpus Single User,  Rp. 2.000.000,00 (dua juta rupiah) untuk Simpus Web based. Setiap puskesmas dapat mengirimkan dua calon operator.

·          Harga belum termasuk transportasi ke daerah tujuan, akomodasi, penginapan beserta Lumpsum untuk trainer sebesar Rp. 750.000,00 (Pulau Jawa)       atau Rp. 1 500.000,00 (Luar Pulau Jawa) per hari.

·          Apabila dikehendaki, dapat dilakukan kunjungan untuk evaluasi dan supervisi per puskesmas, dengan menambah biaya transportasi, akomodasi dan lumpsum.

·          Perkiraan harga komputer dan printer dengan spesifikasi yang layak untuk digunakan software SIMPUS : Rp. 3 500 000,00 – Rp. 4 500 000,00

SPESIFIKASI KOMPUTER SIMPUS

Spesifikasi minimal komputer yang digunakan untuk menjalankan Program SIMPUS  dengan baik :

1.      Prosesor                              : Pentium III atau di atasnya

2.      RAM                                     : 128 Mb atau lebih

3.      VGA                                      : 4 Mb atau lebih

4.      Hard disk                              : Minimal 10 Gb

Spesifikasi minimal untuk komputer yang digunakan sebagai pengolah data di Dinas Kesehatan

1.      Prosesor                  : Pentium IV

2.      RAM                         : 512 Mb atau lebih

3.      VGA                         : 4 Mb atau lebih

4.      Hard disk                 : Minimal 40 Gb

Tentunya dengan kondisi perkembangan teknologi komputer dewasa ini, bukan masalah yang berat untuk mengadakan komputer dengan spesifikasi tersebut.  Apabila memungkinkan bahkan dapat digunakan masing-masing dua komputer atau lebih di puskesmas untuk lebih mempercepat proses pengetikan data ke dalam SIMPUS. Untuk transfer data di puskesmas, selain menggunakan disket atau flash disk, juga dapat dihubungan dengan jaringan komputer.

TAMPILAN SIMPUS

Tampilan Utama SIMPUS

Tampilan menu utama SIMPUS sangat sederhana, dan mudah diakses dengan menggunakan mouse, tombol pintasan papan ketik, maupun tombol pintasan fungsi tertentu. Misalnya hanya dengan menekan F1 akan langsung menampilkan data dasar puskesmas, atau F3 untuk langsung menampilkan Form Masukkan Data. Apabila dikehendaki, tampilan dapat diganti sesuai dengan gambaran dari puskesmas, misalnya menampilkan foto puskesmas tertentu, atau didesain sesuai dengan keinginan.

Data Dasar Puskesmas

Data Dasar Puskesmas merupakan tampilan yang berisi data-data yang harus diisi sebelum SIMPUS mulai di aplikasikan. Sebagian besar berupa kode-kode variabel di SIMPUS. Kode-kode disini harus seragam untuk satu wilayah kerja dinas kesehatan, sehingga apabila data-data dari SIMPUS di masing-masing puskesmas dikirim ke dinas kesehatan, maka data-data tersebut akan direkap dengan kode yang sama.

Data yang sudah di isikan ke dalam tampilan data dasar tidak boleh dirubah-rubah, karena hal tersebut akan mempengaruhi data yang sudah dimasukkan ke dalam database SIMPUS. Itulah sebabnya pengkodean awal variabel-variabel puskesmas harus dilakukan dengan tepat dan benar.

Form Input Data

Gambar di atas adalah gambar tampilan utama dan satu-satunya yang menjadi sarana memasukkan Data Kunjungan ke dalam program SIMPUS.

Waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan data sangat singkat, dibawah 1 menit untuk operator yang telah terlatih, dengan catatan semua data yang tertulis dalam lembar registrasi harus lengkap dan benar. Sebagian data dimasukkan ke dalam SIMPUS berupa kode, dengan pengoperasian entry data hanya dengan papan ketik, dengan penggunaan tetikus (mouse) yang sangat minimal.

Apabila SIMPUS diletakkan di ruang loket, maka dengan mudah SIMPUS juga dapat digunakan sebagai alat bantu untuk mencari No Rekam Medis Pasien apabila pasien yang bersangkutan tidak membawa kartu pasien.

Untuk membantu proses memasukkan data, sekaligus juga untuk menyediakan aplikasi untuk bisa digunakan di loket pendaftaran, telah dikembangkan juga software SIMPUSTU, yaitu program yang lebih sederhana yang memang dikhususkan untuk membantu proses pengetikan data.

Pencarian No Index Pasien

   

Menampilkan Data Kunjungan

Untuk menampilkan data yang sudah dimasukkan ke dalam database SIMPUS, operator tinggal menekan tombol F4 dan semua data akan ditampilkan, sesuai dengan periode yang telah dipilih atau ditetapkan terlebih dahulu. Dari tampilan ini, operator bisa langsung melakukan filter data dengan kriteria tertentu, mengurutkan data, mencetak daftar pasien, merubah atau mengedit data yang dimasukkan, atau bahkan juga mengkonversi data yang ada ke dalam format file MS Excel apabila akan dilakukan pengolahan tersendiri dengan Aplikasi MS Excel.

Untuk merubah periode tampilan data dapat dilakukan dengan sangat mudah. Setiap periode dirubah, semua tampilan data maupun semua hasil rekapitulasi akan lansung berubah sesuai dengan pilihan periode.

Memilih Periode Data

Menampilkan Rekapitulasi Diagnosis

Tampilan diatas adalah contoh salah satu tampilan hasil rekapitulasi data yang sudah dimasukkan SIMPUS, yaitu Rekapitulasi Diagnosis. Rekapitulasi ini akan langsung menghitung diagnosis dari semua kunjungan ke puskesmas, termasuk kunjungan yang berasal dari luar gedung misalnya Puskesmas Pembantu, Posyandu, Polindes atau PKD, dan juga dari Pusling, dengan catatan semua lokasi tadi juga menggunakan lembar registrasi dan dimasukkan ke dalam SIMPUS. Dari tabel yang tampak, operator SIMPUS dapat langsung memilih untuk menampilkan Data Pasien, atau menampilkan Rekapitulasi Diagnosis per Asal Wilayah Pasien, atau menfilter data berdasarkan Jenis Pasien, Unit Pelayanan ataupun Lokasi Pemeriksaan.

Tampilan Rekapitulasi Penggunaan Obat

Tampilan pemakaian obat akan langsung menampilkan rekapitulasi obat yang keluar, dan dapat difilter berdasarkan beberapa variabel yang diinginkan. Selain itu dapat ditampilkan juga siapa pemakai obat untuk semua obat yang sudah diresepkan, kemudian disediakan hasil rekapitulasi pemakaian obat berupa tabel pemakaian obat harian, yang dapat difilter berdasarkan lokasi pemeriksaan pasien.

Untuk membantu mempermudah pelaporan ke dinas kesehatan, SIMPUS juga telah dilengkapi dengan fungsi untuk menghasilkan Rekapitulasi LB1 dan LPLPO.  Untuk pelaporan-pelaporan yang lain meskipun SIMPUS tidak memberikan hasil yang langsung berupa hasil cetakkan format laporan, tetapi SIMPUS sangat membantu untuk mencari dan menampilkan hasil-hasil rekapitulasi sehingga proses rekapitulasi secara manual tidak perlu dilakukan.

Tampilan LB1

Tampilan LPLPO

Grafik Cakupan Kunjungan Pasien per Unit Pelayanan

Salah satu tampilan grafik di atas adalah Grafik Cakupan Pasien per Unit Pelayanan. SIMPUS menghasilkan banyak grafik yang semuanya bisa didapatkan hanya dengan beberapa klik. Grafik akan otomatis dibuat oleh SIMPUS.

Grafik Kunjungan Harian

Grafik Kunjungan Mingguan

Grafik Kunjungan Bulanan

Grafik

Rekapitulasi Pasien berdasarkan Variabel Pasien

Grafik Pola Penyakit/20 Besar Penyakit

Tampilan Pemetaan Diagnosis

Pemetaan Diagnosis/Penyakit pada aplikasi SIMPUS adalah salah satu bentuk keluaran yang juga bisa dihasilkan secara otomatis. Operator tinggal memilih diagnosis apa yang akan dipetakan, kemudian hasil akan langsung keluar. Hanya saja peta wilayah harus digambar terlebih dahulu kemudian di setting koordinat masing-masing wilayah supaya bisa menampilkan data secara akurat.

REKAPITULASI SIMPUS DI DINAS KESEHATAN

Data-data kunjungan SIMPUS di puskesmas, selain ditujukan untuk memenuhi kebutuhan informasi di tingkat puskesmas, juga dapat digunakan sebagai sarana pelaporan ke dinas kesehatan. Data-data dari masing-masing puskesmas apabila dikumpulkan di tingkat dinas kesehatan akan dapat dimanfaatkan untuk mengetahui rekapitulasi data secara agregate di tingkat dinas kesehatan, dan hal ini dapat dilakukan dengan cepat mudah dan akurat.

Untuk memenuhi kebutuhan informasi di tingkat dinas kesehatan, terutama yang berkaitan dengan rekapitulasi kunjungan puskesmas, telah dikembangkan juga suatu Aplikasi Database SIMKES, dimana data yang ada didalamnya adalah data yang dikirim dari puskesmas, baik dengan menggunakan media disket, flash disk, cd, atau bahkan dikirimkan secara online melalui jaringan Wide Area Network ataupun internet.

Tampilan Utama SIMKES

Operasional aplikasi di dinas kesehatan sangat mudah, bahkan bisa dikatakan tanpa memerlukan proses ketik mengetik untuk memasukkan data. Operator di dinas kesehatan hanya tinggal menerima file dari puskesmas, menggabungkan ke dalam database di SIMKES, kemudian langsung bisa dilihat hasilnya berupa rekapitulasi kunjungan dari semua puskesmas.

Tabel dan grafik yang dihasilkan di Dinas Kesehatan secara umum hampir sama dengan hasil pengolahan SIMPUS di puskesmas. Hanya saja cakupan datanya lebih luas untuk tingkat kabupaten. Dari SIMKES, data-data pengolahan tingkat puskesmas pun dapat dengan mudah ditampilkan.

Data Kunjungan Puskesmas dalam satu tahun

Grafik 20 besar penyakit kunjungan puskesmas

Pemetaan Diagnosis/Penyakit dalam wilayah kerja kabupaten

Pemetaan Diagnosis/Penyakit di tingkat wilayah kerja Dinas Kesehatan dapat dihasilkan dengan cepat. Data yang diperlukan untuk menampilkan pemetaan sudah didapatkan dari data-data yang dikirim dari puskesmas. Data-data yang tampil sesuai dengan kunjungan di puskesmas, dan data-data itu bersifat lintas batas. Penduduk suatu daerah dapat berkunjung ke puskesmas di wilayah lain, dan di tingkat kabupaten pemetaan tetap dapat ditampilkan berdasarkan wilayah asal dari pasien tersebut. Hal ini akan menambah akurasi data pemetaan.

Biasanya di tingkat puskesmas, kunjungan pasien yang berasal dari luar wilayah kerja dilaporkan dengan variabel asal pasien 'Luar Wilayah'. Apabila data-data tersebut dilaporkan ke tingkat dinas, dapat dihitung berapa data yang hilang ketika data agregate ditampilkan.

Preview pencetakan Rekapitulasi Diagnosis per Kecamatan

Pengembangan SIMPUS dan SIMKES dilakukan secara terus menerus. Hal ini dilakukan sesuai dengan kebutuhan baik di tingkat puskesmas ataupun tingkat dinas kesehatan. Pengembangan SIMPUS tidak berhenti hanya dalam satu atau dua tahun masa pengembangan. SIMPUS akan selalu dikembangkan dengan menerima masukkan dari semua puskesmas pengguna SIMPUS sehingga ke depan SIMPUS menjadi lebih lengkap dan lebih bermanfaat untuk puskesmas pada khususnya dan pengembangan Sistem Informasi Kesehatan pada umumnya.

TEAM SIMPUS

Dr. Kristiani, SU	Konsultan utama SIMPUS. Pernah menjabat sebagai kepala puskesmas di Salam, Kabupaten Magelang, Propinsi Jawa Tengah selama  30-an tahun, sangat berpengalaman dalam manajemen data dan informasi di puskesmas. Menjadi dosen di Bagian Ilmu Kesehatan Masyarakat, Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada
Agus Setyanto Admaja, SE	Manajer Operasional di Laboratorium Statistika dan Sistem Informasi Kesehatan Bagian Ilmu Kesehatan Masyarakat, Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada.
Raharjo, ST	Programer.

SIMPUS dikembangkan karena kesamaan Visi dan Misi anggota Team SIMPUS.

Visi

Menjadi mitra Puskesmas dalam membangun dan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas.

Misi

1.      Menumbuhkan budaya sadar informasi dan data di Puskesmas.

2.      Mengembangkan aplikasi SIMPUS yang lengkap, mudah, menarik dan berkelanjutan untuk puskesmas.

SIMPUS sudah dikembangkan selama lebih dari 4 tahun. Selama ini sudah lebih dari 450 puskesmas menggunakan Aplikasi SIMPUS. Sebagian besar tampilan dan hasil pengolahan data dari SIMPUS adalah masukkan dari puskesmas pengguna SIMPUS.